Regulament

REGULAMENT 

 proces de bugetare participativă de tineret Com’ON Sepsi 

- ediția 2023  

  1. CE ESTE COM’ON SEPSI?

Com'ON Sepsi se adresează tinerilor din comunitatea locală, oferind o oportunitate pentru a participa activ la dezvoltarea comunităților locale. Com'ON Sepsi își propune să implementeze un proces participativ de creare, dezvoltare, colectare și implementare a inițiativelor culturale și creative ale comunităților de tineri din Sfântu Gheorghe, urmând principiile bugetării participative.   

Misiunea Com’ON Sepsi este de a sprijini grupurile informale de tineri și de a consolida astfel rolul tinerilor în viața comunitară a orașului. Prin participarea lor activă, tinerii modelează în mod activ viața orașului și contribuie la schimbarea socială prin dezvoltarea durabilă, responsabilă și favorabilă incluziunii. 

Com’ON Sepsi este implementat de Asociația Culturală și de Tineret PROSPERO în parteneriat cu Grupul PONT. Primăria și Consiliul Local Sfântu Gheorghe este principalul susținător al procesului participativ. Banca Comercială Română (BCR) se alătură demersului participativ prin intermediul susținerii co-finanțării proiectului. 

Întregul ciclu al acestei ediții se derulează în perioada 5 iulie – 10 decembrie 2023, începând cu apelul pentru dezvoltarea și depunerea unor idei și până la încheierea ultimei activități susținute prin acest program participativ. 

Cine poarte participa în cadrul acestui demers ca și inițiator?  

Participarea este deschisă oricărui grup de inițiativă, format din minim 3 tineri care doresc să implementeze o activitate în Sfântu Gheorghe, și au vârste cuprinse între 14 și 35 de ani. Nu există nici un fel de restricție cu privire la pregătire/experiență, sex, etnie, etc.   

Sunt acceptate doar inițiative depuse în echipă. O echipă (un grup de tineri) cu același nume, și având în componență aceiași membri, poate propune oricâte idei diferite consideră, însă vor fi premiate maximum 2 idei, dacă acestea se califică din punct de vedere al numărului de voturi. 

Activitățile eligibile pentru Com’ON Sepsi 2023 trebuie să aibă legătură cu tema prezentată mai jos. De asemenea, ideile tinerilor trebuie să se adreseze locuitorilor din Sfântu Gheorghe, dar în rest nu sunt nici un fel de restricții cu privire la locul de derulare (pe teritoriul Sfântu Gheorghe, inclusiv Coșeni, Chilieni și Băile Șugaș), iar perioada implementării trebuie să respecte calendarul. 

Ce teme prioritare abordăm în 2023? 

  • Comunitate: inițiative care aduc noutate și experiență în viețile locuitorilor din Sfântu Gheorghe și îi fac un membru activ al comunității creând oportunități pentru discuții constructive și schimb de idei între oameni 
  • Mediu de viață: aducerea în prim plan a spațiului urban și a mediului său natural prin implementarea acțiunilor și inițiativelor de sensibilizare care promovează gândirea și acțiunea conștientă de mediu. 
  • Cunoștințe: inițiative care contribuie la dobândirea de cunoștințe și experiență și transferul de expertiză între indivizi și grupuri. 
  • Creație: inițiative prin care membrii comunității creează ceva nou, fie că este un eveniment creativ, produs sau soluție în domeniul artei sau în orice alt domeniu. 
  • Stil de viață: inițiative de inspirație care modelează viața de zi cu zi a locuitorilor orașului și motivează membrii comunității să ducă un stil de viață sănătos în sens fizic, mintal și spiritual. 

Sloganul Com’ON Sepsi este „orașul ești tu, contribuie și tu”. Mesajul urmărește să creeze și să dezvolte o atitudine participativă în care să nu stăm pe log, ci să contribuim cu toții la un Sfântu Gheorghe mai bun și astfel modelăm orașul viitorului. Inițiativele propuse se pot alinia unui sau mai multor priorități prezentate mai înainte. 

Calendarul ediției din 2023 

Procesul participativ din cadrul Com’ON Sepsi se lansează în data de 5 iulie 2023. Calendarul estimativ este după cum urmează:  

PERIOADĂ – ACȚIUNE 

  • 5 iulie – Lansarea publică a procesului participativ; 
  • 6 iulie, 12:00 – 13 20 august, 23:59 – Perioada de propunere a inițiativelor;
  • 14 21 august – Evaluarea tehnică a inițiativelor;  
  • 15 23 august – 4 12 septembrie , 15:59 – Derularea procesului de vot a inițiativelor;  
  • 9 13 septembrie – 10 decembrie – Implementarea inițiativelor care beneficiază de susținere financiară.  

Calendarul etapelor ulterioare perioadei de propunere a inițiativelor se poate modifica. Orice astfel de modificare va fi anunțată prin intermediul website-ului demersului participativ și a instrumentelor complementare de comunicare.  

Principiile generale ale acestui proces participativ  

Organizatorii recomandă ca inițiativele propuse să țină cont de următoarele aspecte:  

  • prin demersurile propuse de grupurile informale de inițiativă, ale tinerilor, se dorește implicarea întregii comunități locale, implicarea tinerilor care fac parte din diverse grupuri socio-culturale și categorii de vârstă;  
  • se încurajează acele inițiative ce implică în mod creativ și participanții la acțiunile propuse și se derulează în locații din diverse zone ale municipiului Sfântu Gheorghe. Inițiativele se vor desfășura exclusiv pe raza municipiului Sfântu Gheorghe; se încurajează de asemenea inițiativele ce se doresc a fi derulate în cartierele orașului (în afara centrului); 
  • sunt permise inițiative de tip afișaj în diverse spații sau de creare/regândire a unor produse, atât timp cât acestea nu sunt destinate vânzării;  
  • se încurajează ca inițiativele să răspundă într-un mod inovator unor nevoi identificate la nivelul comunității; 

 Com’ON Sepsi dorește să sprijine strict inițiative care corespund următoarelor criterii: 

  • accesul la activitățile inițiativelor propuse va fi liber pentru public;  
  • nu impun o barieră financiară de acces pentru participanți (bilet, taxă de participare); 
  • inițiativele permit obținerea unor rezultate clare, vizibile și care pot avea impact și pe termen lung; 
  • inițiativele oferă condiții sigure de petrecere a timpului liber pentru tineri și pentru adulți;  
  • inițiativele identifică și mobilizează și alte resurse (financiare și non-financiare) din comunitate.  

Ce inițiative nu pot fi susținute?  

Pentru a respecta atât principiile acestui demers cât și legislația în vigoare, anumite categorii de cheltuieli nu pot fi finanțate în cadrul inițiativelor:  

  • inițiative care nu se înscriu în obiectivele și activitățile acestui demers participativ;  
  • inițiative care nu sunt redactate pe baza formularului tip al concursului;  
  • cereri de finanțare individuale (ex. burse, sponsorizări pentru călătorii);
  • împrumuturi, cheltuieli retroactive ale unor inițiative și activități încheiate sau în curs de desfășurare;  
  • inițiative de natură politică;  
  • inițiative care instigă la xenofobie, rasism, violență, ură;  
  • inițiative cu mesaj discriminatoriu față de anumite categorii sociale/etnice;
  • inițiative care încurajează consumul de alcool/droguri;  
  • inițiative care nu sunt inițiate/implementate de persoane cu vârste cuprinse între 14 și 35 de ani; 

Toate inițiativele propuse în cadrul acestui demers vor fi verificate din punctul de vedere al acestor condiții înaintea supunerii acestora spre votul public. 

CATEGORII SPECIALE ÎN COMPETIȚIE 

Tineri cu oportunități reduse  

Pentru a asigura accesul unor categorii de tineri cu oportunități reduse la acest demers participativ, se creează o categorie specială de premiere pentru aceste grupuri.  

Categoria specială cu oportunități reduse se referă la proveniența și starea curentă a membrilor grupului de inițiativă, și nu la grupul țintă adresat de propunerea acestora. Pentru a fi considerat un grup de tineri cu oportunități reduse, toți membrii trebuie să aparțină acestei categorii speciale.  

Următoarele subcategorii pot fi considerate ca situații cu oportunități reduse:  

  • diferențe culturale majore  
  • dizabilități și probleme de sănătate 
  • obstacole economice și/sau sociale  
  • obstacole educaționale  
  • obstacole geografice și de accesibilitate  

Totuși, ca principiu general, se recomandă tuturor grupurilor de inițiativă ca pe măsura posibilităților să implice și în activitatea lor tineri aparținând unor categorii defavorizate.  

Categoria de vârstă de 14-17 ani  

Pentru a încuraja accesul mai multor categorii de tineri, echipele din grupa de vârstă 14-17 ani (inclusiv) vor concura într-o categorie specială. Pentru a fi considerat un grup de inițiativă inclus în această categorie, toți membrii grupului trebuie să aibă vârsta cuprinsă între 14-17 de ani la momentul aplicării.  

Cum implementăm aceste categorii speciale în practică? 

Statutul de categorie de tineri cu oportunități reduse sau grup de tineri cu categoria de vârstă de 14-17 ani se va evidenția în formularul de propunere a inițiativei prin bifarea opțiunii respective și printr-o scurtă motivare din partea grupului (cu privire la încadrarea într-una dintre subcategoriile prezentate mai sus).  

Grupurile de inițiativă care se încadrează în categoria de vârstă 14-17 ani pot alege o persoană adultă drept mentor al grupului dacă doresc acest lucru.  

Vor fi premiate un număr de maxim 3 inițiative pentru categoria de vârstă 14-17 ani și un număr de maxim 3 inițiative pentru categoria de tineri cu oportunități reduse. Finanțările vor fi acordate, în toate cazurile, pe baza numărului voturilor. 

Dacă o inițiativă din categoriile speciale primește un număr de voturi prin care devine premiabilă fără a fi considerată de categorie specială, atunci inițiativa nu va fi calculată ca parte a celor 3 (oportunități reduse), respectiv 3 (categoria de vârstă 14-17) ce vor fi premiate prin liste speciale. Finanțările vor fi acordate, în toate cazurile, pe baza numărului voturilor conform procedurii descrise în Capitolul 5.  

 5. MECANISMUL DE CONCURS/PROCEDURA DE PARTICIPARE 

 ETAPA 1. Înscrierea în proces  

Înscrierea în prima etapă de concurs se face prin completarea și încărcarea online a unui formular de inițiativă prin intermediul paginii de web WWW.COMONSEPSI.RO. În caz de nevoie specială, facilitatorii comunitari implicați în acest proces participativ pot ajuta grupurile informale de tineri în accesul la platformă (dacă membri unor grupuri nu au posibilități de acces la internet din diverse motive).  

Un grup de inițiativă poate propune oricâte inițiative dar poate primi sprijin pentru un număr maxim de 2 inițiative. Pentru fiecare inițiativă se va completa un formular separat în cadrul sistemului de aplicare de pe pagina web WWW.COMONSEPSI.RO.  

Fiecare inițiativă poate fi înscrisă în limba română sau maghiară. Promotorii proiectului se vor asigura că descrierile scurte ale fiecărei inițiative vor fi disponibile în mod similar atât în limba română cât și în limba maghiară, traducând secțiunea aferentă în ca de nevoie în vederea unui acces egal la informații al publicului ce participă în etapa de vot. Pentru a facilita accesul la acest demers participativ, regulamentul și formularul oficial de propuneri pot fi descărcate atât în limba română cât și în limba maghiară.  

Fiecare echipă va crea un scurt video de un minut pentru a prezenta inițiativa sa, iar acesta se va încărca în cadrul formularului de înscriere online de pe pagina web www.comonsepsi.ro.  Video-ul va fi făcut public pe pagina web și platformele de socializare Com’ON Sepsi. 

Facilitatorii comunitari implicați în demers pot fi contactați personal, telefonic sau online prin modurile prezentate pe pagina de web WWW.COMONSEPSI.RO.  

BUGETUL UNEI INIȚIATIVE  

Suma maximă ce poate fi solicitată 

Grupul de inițiativă poate propune o inițiativă cu un buget maxim de 6.000 lei. Alocarea financiară din Com’ON Sfântu Gheorghe va fi de maxim 3000 de lei pe o inițiativă. Nu există o limită minimă pentru bugetul unei inițiative.  

ATENȚIE: Dacă inițiativa are un buget mai mare de 3000 de lei, este responsabilitatea grupului de inițiativă să asigure fondurile complementare peste această limită.   

Tipuri de costuri acceptate  

Costurile prezentate de grupul de inițiativă trebuie să fie în concordanță cu activitățile propuse prin descrierea oferită în formular. În caz de nevoie, facilitatorii comunitari vor putea oferi asistență grupurilor de inițiativă în planificarea lor de buget înainte de termenul limită de încărcare online a formularelor de inițiativă.  

Lista cheltuielilor neeligibile în buget cuprinde următoarele:  

  • alcool, tutun,  
  • achiziții de teren,  
  • achiziții de autovehicule,
  • abonamente de telefon,  
  • salarii sau orice alte venituri ale membrilor grupurilor de inițiativă. 

ATENȚIE: În cazul evenimentelor cheltuielile cu achiziția echipamentelor (ex. minge, jocuri de societate, echipament sportive, cadouri personalizate) nu poate depășii 30% din totalul bugetului solicitat.  

MODEL OFFLINE FORMULAR  

Descarcă de AICIformularul offline. 

ATENȚIE: Acest formular servește ca model. O inițiativă este validă numai dacă se depune online prin intermediul website-ului www.comonsepsi.ro. În cazul în care există o dificultate de acces al unui grup informal (o formă de oportunități reduse), facilitatorii Com’ON Sfântu Gheorghe vor oferi asistență în încărcarea planurilor de inițiativă în sistemul online.  

ETAPA 2. Verificarea tehnică  

Această etapă presupune analizarea inițiativelor înscrise în concurs:  

A. Din perspectiva fezabilității inițiativei: 

  •  fiecare inițiativă supusă votului public este realizabilă în termeni practici. Verificarea se va derula atât pe parcursul perioadei de pregătire a formularelor de inițiativă, cât și după termenul limită de prezentare a formularelor de inițiativă.  

B. Din perspectiva criteriilor de eligibilitate: 

  • inițiativa a fost depusă până la termenul limită stabilit prin prezentul regulament; 
  • inițiativa a fost trimisă pe baza formularului de concurs și a fost înscrisă în competiție prin platforma WWW.COMONSEPSI.RO; 
  • inițiativa este propusă de un grup care conține cel puțin 3 tineri cu vârsta cuprinsă între 14 și 35 ani; 
  • inițiativa se desfășoară pe raza Municipiului Sfântu Gheorghe; 
  • inițiativa oferă acces liber publicului la activitățile desfășurate, fără o barieră financiară (bilet, taxă participare); 
  • inițiativa respectă principiile și valorile Com’ON Sepsi; 
  • inițiativa respectă criteriile bugetare prezentate în acest regulament.  

Recomandăm contactarea directă a coordonatorilor sau facilitatorilor înainte de termenul limită de prezentare a formularelor, în cazul în care un grup de inițiativă nu este sigur dacă inițiativa propusă de ei respectă aceste criterii sau nu.   

ETAPA 3. Decizia publică (votul)  

Propunerile de inițiative considerate eligibile vor intra într-un proces de clasificare prin intermediul unui vot public pe propria răspundere a cetățenilor ce declară pe propria răspundere că sunt din, trăiesc, lucrează sau studiază în Sfântu Gheorghe. Mecanismul de vot se va derula online. Sistemul de vot va fi accesibil online la adresa WWW.COMONSEPSI.RO.   

Care este perioada de derulare a etapei de vot? 

Votul se derulează în perioada 24 august – 12 septembrie, ora 15:59. Organizatorii își rezervă dreptul de a modifica perioada de vot cu obligația informării prealabile. 

Cine poate vota? 

Oricare persoană cu un număr de telefon activ poate să-și exprime votul în cadrul procesului participativ Com’ON Sepsi.   

Persoana care își exercită dreptul de vot declară pe propria răspundere că are cel puțin 14 ani împliniți la momentul votării, și declară relația sa în raport cu municipiul Sfântu Gheorghe (trăiesc/studiez/muncesc în/provin din Sfântu Gheorghe). 

O persoană poate să voteze un număr maxim de 10 inițiative. O inițiativă nu poate primi mai mult de un vot din partea unei persoane. Un vot deja exprimat nu mai poate fi retras. 

Cum se poate vota? 

Votul poate fi exprimat pe pagina web comonsepsi.ro (accesează secțiunea VOTEZ INIȚIATIVELE) intrând pe descrierea detaliată a unei inițiative și apăsând butonul VOTEZ. Platforma va evidenția numărul de voturi rămase disponibile și faptul că inițiativa a fost votată deja de utilizator (dacă este cazul). O persoană poate vota o singură dată cu privire la o inițiativă. Pentru ca votul să poată fi exprimat, persoana în cauză trebuie să fie autentificat pe site cu numele, numărul de telefon și codul de verificare primit în SMS. 

Detalii în Ghidul procesului de vot. 

Gestionarea datelor personale 

Informațiile personale preluate pe platforma comonsepsi.ro pentru vot sunt numele de utilizator folosit pentru autentificare, număr de telefon și codul primit în sms pentru autentificare. Aceste informații vor fi stocate de către Grupul PONT pe o platformă securizată cu transfer de date tip HTTPS. Datele personale vor fi stocate strict cu scopul de a contabiliza voturile exprimate și de a verifica identitatea reală a persoanelor care și-au exprimat votul. 

Regulamentul intern GDPR al Grupului PONT poate fi accesat aici: 

https://ro.pontgroup.org/protectia-datelor/  

ETAPA 4. Premierea  

Câștigătorii vor fi desemnați în urma votului public și se vor acorda cel puțin 25 premii în 3 categorii după cum urmează:

  • minim 19 de premii în competiția generală;  
  • maxim 3 premii pentru categoria specială de tineri cu oportunități reduse;  
  • maxim 3 premii pentru categoria specială de vârstă 14-17 ani.  

Voturile pentru inițiativele din categoriile speciale vor fi contabilizate separat. În cazul în care o inițiativă care face parte din categoriile speciale primește un număr de voturi prin care intră în clasamentul câștigătorilor competiției generale, aceasta nu va fi luată în calcul în competiția în cadrul categoriilor speciale.  

În cazul în care două sau mai multe proiecte obțin același număr de voturi, criteriul de departajare este numărul de persoane vizate de proiect.   

Fondul de premiere este de 75.000 mii de lei din care câte 9000 de lei sunt rezervate pentru fiecare categorie specială. În cazul în care în categoriile speciale vor participa la vot mai puține inițiative decât numărul de premii și prin urmare se vor acorda mai puține premii decât 3/categorie sau fondul speciale de premiere nu este epuizat, sumele rămase vor fi adăugate fondului de premiere al competiției generale.  

În cazul în care bugetul nu va fi epuizat prin acordarea a 25 premii, sumele rămase pot fi redistribuite în rândul următoarelor inițiative din clasamentul competiției generale, respectiv al categoriilor speciale în caz de voturi egale.  

În cazul în care inițiativele premiate sunt retrase sau nu pot fi realizate din orice motiv, premiul va fi acordat următoarei inițiative din clasamentul general.  

6. IMPLEMENTAREA INIȚIATIVELOR 

Inițiativele selectate prin acest proces participativ vor fi implementate în perioada 9 septembrie –10 decembrie 2023. Asociația Culturală și de Tineret Prospero și Grupul PONT sunt entitățile care asigură cadrul legal pentru implementarea inițiativelor selectate în urma acestui proces participativ. Implementarea inițiativelor se materializează parcurgând următorul proces:  

  • Forma legală a acordării finanțării este premiul.  
  • Acordarea premiului se face după semnarea unui contract între finanțator și beneficiar, contract în cadrul căruia părțile își dau acordul asupra cheltuielilor care vor fi efectuate în cadrul planului de activități, prevăzut în anexa de la contract. 
  • Asociația Culturală și de Tineret Prospero va asigura finanțarea inițiativelor din resurse proprii, co-finanțare atrasă, pre-finanțarea Primăriei și Consiliului Sfântu Gheorghe și printr-o linie de sponsorizare asigurată de BCR.  
  • Premiile vor fi plătite de către Asociația Culturală și de Tineret Prospero, în numerar, cu dispoziție de plată, sau in contul bancar al beneficiarului (reprezentantul grupului de inițiativă) eligibil, cu ordin de plată, în limita fondurilor disponibile. În situația în care în perioada respectivă nu există disponibilul de bani în contul demersului participativ, plățile vor fi efectuate imediat ce situația financiară a contului va permite.  
  • Înainte de semnarea documentelor de preluare a premiului, grupul de inițiativă se obligă să procure toate aprobările și acordurile legale necesare implementării inițiativei. Asociația Culturală și de Tineret Prospero va colabora cu Primăria Sfântu Gheorghe în vederea asistării grupurilor informale în acest sens.  
  • Implementarea inițiativei propuse în cadrul Com’ON Sepsi ‘23 cade în responsabilitatea grupului informal prin intermediul reprezentantului său oficial. Cu ocazia implementării fiecare grup informal va ține cont de aspectele vizuale ce trebuie respectate, atât în comunicarea online, cât și comunicarea prin materiale tipărite și vizibilitate la fața locului. Asociația Culturală și de Tineret Prospero și Grupul PONT va oferi asistență printr-un ghid special de comunicare.  
  • Grupul informal va realiza un raport narativ despre inițiativa implementată care va descrie conform unui model de raport inițiativa realizată, anexând și o documentare a inițiativei prin imagini, eventuală prezență online și în presă.  
  • Asociația Culturală și de Tineret Prospero îl va accepta sau va solicita completări la raport.  

7. ACCEPTAREA TERMENELOR ȘI CONDIȚIILOR ȘI PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Înscrierea unui grup de inițiativă și a unei inițiative în procesul de selecție implică acceptarea fără rezerve a termenilor prezentului Regulament și înscrierea datelor personale în baza de date a Organizatorului. 

Datele cu caracter personal furnizate pe toată durata concursului vor fi colectate și prelucrate de către Grupul PONT și acestea vor fi predate Asociației Culturale și de Tineret Prospero în vederea premierii, implementării și promovării inițiativelor. Datele personale sunt prelucrate în vederea stabilirii identității persoanei, pentru stabilirea cadrului legal și a verificării eligibilității persoanei de a participa într-o anumită activitate, pentru a putea stabili o cale facilă și eficientă de comunicare. Grupul PONT se obligă să nu divulge aceste date, cu excepția situației în care legislația în vigoare va obliga PONT să pună la dispoziție și astfel de date cu caracter personal. Persoanele vizate au dreptul la informare, acces la datele proprii deținute de grupul PONT, dreptul la intervenție asupra datelor (rectificare, ștergere), dreptul la opoziție (retragere consimțământ, restricție procesare), dreptul de a nu fi supus onor decizii automate, dreptul la portabilitatea datelor și dreptul de a se adresa justiției. Pentru exercitarea drepturilor recunoscute persoanelor vizate, acestea se pot adresa cu o cerere scrisă, datată și semnată la adresa de e-mail office@pontgroup.org sau la adresa de corespondență str. Horea nr. 5, ap. 7-8, Cluj-Napoca, Cluj. Grupul PONT se obligă să comunice informațiile solicitate în termen de maximum 15 zile de la primirea cererii. Politica generală a Grupului PONT cu privire la protecția datelor cu caracter personal poate fi consultată pe larg la următorul link: https://ro.pontgroup.org/protectia-datelor/ 

Regimul juridic al datelor cu caracter personal furnizate Asociației Culturale și de Tineret Prospero în vederea distribuirii premiilor vor fi reglementate în cadrul contractului de premiere.  

Regulamentul intern GDPR al ComON Sepsi poate fi accesat aici: https://comonsepsi.ro/privacy 

8. CONTACT 

Mai multe detalii privind demersul participativ Com’ON Sepsi ‘23 puteți obține pe pagina web www.comonsepsi.ro și datele de contact prezentate acolo, respectiv la adresa de mail info@comonsepsi.ro. 

Inițiatori, Parteneri, Sponsori
  • Asociația Culturală și de Tineret Prospero
  •  Grupul PONT
  • Primăria și Consiliul Local al Municipiului Sfântu Gheorghe
  • BCR
  • Sepsi Radio
  • Friss FM
  • We Radio